Entre deux patients,
Vokio remplit votre planning.
Un kiné a littéralement les mains prises toute la journée, et chaque patient revient dix fois. Vokio répond, cale les séries de séances et gère les reports sans grignoter vos pauses. Accueil administratif : l'assistante ne demande pas le motif médical.
Justine explique qu’on commence par un bilan initial et réserve le créneau de lundi onze heures trente.
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JustineBonjour, je suis Justine, l’assistante vocale du Cabinet Kiné Vauban ! Comment puis-je vous aider ?
L’appelantBonjour, je vous appelle parce que je voudrais prendre des séances de kiné. J’ai une ordonnance, là, pour dix séances. Euh, en fait, je suis tombé et c’est pour mon épaule droite.
JustineD’accord. Pour commencer, il faut prévoir un bilan initial. C’est pour quel prénom, s’il vous plaît ?
L’appelantEuh, c’est pour Florian.
JustineTrès bien, Florian. Quel jour souhaiteriez-vous faire ce bilan initial ?
L’appelantEuh, bah, dès lundi, si c’est possible, à onze heures trente, par exemple.
JustineJe vérifie les disponibilités.
JustineLe lundi vingt et un septembre à onze heures trente, c’est possible pour un bilan initial. Est-ce que cela vous convient ?
L’appelantOui, c’est parfait.
JustineParfait, je vous note ça pour Florian, pour un bilan initial, le lundi vingt et un septembre à onze heures trente. Vous recevrez un SMS de confirmation.
L’appelantSuper, merci beaucoup. Bonne journée.
JustineMerci à vous aussi, bonne journée.
À vous d'essayer.
Justine répond pour Cabinet Kiné Vauban, un cabinet de kinésithérapie fictif. Le principe est identique chez vous.
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Laissez votre portable : Justine vous appelle dans les dix secondes.
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Créer mon espace gratuitUn appel, en situation
Dix séances à caler, zéro minute pour le faire.
Nouvelle ordonnance, série de séances, report de dernière minute : Vokio gère les cas qui font 90 % de vos appels.
Comment ça marche
Trois temps, et c'est fait.
Le client appelle votre numéro habituel. Rien ne change pour lui.
Elle se présente, écoute la demande sans poser de question médicale, et consulte votre agenda pour proposer un créneau réellement libre.
Le rendez-vous est posé et le client reçoit un SMS. Si vous prenez les urgences, vous êtes prévenu selon votre réglage.
Votre espace client
Vous voyez tout, sans rien gérer.
Chaque appel résumé par écrit, chaque séance dans votre agenda, la valeur captée en euros. C'est aussi là que vous réglez votre assistant : vos prestations et leurs durées, vos horaires, vos consignes. Explorez-le :
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Appels · cette semaine
Résumé de l'appel
Mme Klein a une ordonnance de dix séances. Bilan initial posé mercredi 16 h, puis les séances suivantes calées dans la foulée, au même horaire.
Rappeler · 06 12 44 ·· ··Séances · cette semaine
Rappel SMS envoyé la veille de chaque séance : les lapins se font rares.
Mon assistant · réglages
Tout se personnalise ici · voix, prestations, horaires, consignes
Vos prestations · durée et créneaux réservés
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« Quand une ordonnance porte plusieurs séances, poser la série entière d'un coup plutôt qu'un rendez-vous isolé. »
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Facturation · formule Starter
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Vos questions
Ce qu'on nous demande le plus.
Une annulation, c'est un trou dans la journée…
Quand un patient annule par téléphone, Vokio note le créneau libéré et vous le signale : vous le proposez au suivant sur votre liste, la journée reste pleine.
Les séries de séances, elle sait gérer ?
Oui : elle distingue le premier rendez-vous (bilan, plus long) des séances suivantes, et cale un rythme régulier avec le patient, selon vos disponibilités réelles.
Elle demande le motif de la consultation ?
Non. C'est un accueil administratif : l'assistante prend, déplace et annule les rendez-vous et donne les informations pratiques. Elle ne demande ni le motif médical ni les symptômes, n'évalue rien et ne donne aucun conseil ; ce qui sort de l'agenda vous est transmis selon vos consignes. En cas d'urgence vitale, elle rappelle le 15.
Mon numéro change-t-il ?
Non. Vos clients composent le numéro qu'ils ont toujours connu. Vokio prend le relais quand vous ne pouvez pas répondre : occupé, en plein travail, fermé.
D'autres questions ? Toutes les réponses sont sur la foire aux questions, ou écrivez-nous : contact@vokio.fr.
Écoutez-la répondre comme chez vous.
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