Conditions générales de vente et d'utilisation

Article 1 — Éditeur du service

Le service Vokio (« le Service ») est édité et exploité par Florian Alauzet, EI (entrepreneur individuel), exerçant sous le nom commercial Vokio, domicilié Les Tricolores, 55 rue Grignan, 13006 Marseille, SIREN 107 668 246, immatriculé au RCS de Marseille (« Vokio »). Contact : contact@vokio.fr.

Article 2 — Définitions

« Client » : tout professionnel (personne physique ou morale agissant à des fins entrant dans le cadre de son activité professionnelle) ayant souscrit au Service.

« Service » : le service d'agent vocal automatisé décrit à l'article 4.

« Appelant » : toute personne entrant en contact téléphonique avec le numéro géré par le Service.

« Abonnement » : la formule tarifaire souscrite (Annexe 1).

« DPA » : l'accord de traitement des données figurant en Annexe 2, partie intégrante des présentes.

Article 3 — Champ d'application et acceptation

3.1. Les présentes CGV/CGU s'appliquent à toute souscription au Service. Elles sont acceptées lors de la souscription en ligne (case à cocher avant paiement) et prévalent sur tout autre document du Client.

3.2. Le Service est exclusivement réservé aux professionnels. Le Client déclare souscrire pour les besoins de son activité professionnelle. Les dispositions du Code de la consommation, notamment le droit de rétractation et la médiation de la consommation, ne sont pas applicables.

3.3. Les CGV sont communiquées sur demande conformément à l'article L.441-1 du Code de commerce et disponibles en permanence sur vokio.fr.

Article 4 — Description du Service

4.1. Vokio fournit un agent vocal fondé sur l'intelligence artificielle qui, pour le compte du Client : répond aux appels entrants transférés vers le numéro attribué, dialogue en langage naturel avec les Appelants, prend, modifie ou annule des rendez-vous dans l'agenda connecté du Client, et envoie des confirmations et rappels par SMS et/ou email.

4.2. Le Service fonctionne par renvoi d'appel conditionnel ou permanent configuré par le Client sur sa ligne existante, selon la procédure guidée fournie lors de la mise en service. Le numéro attribué au Client est fourni par Vokio (article 9).

4.3. Conformément à la loi n° 2024-449 du 21 mai 2024 et au Règlement (UE) 2024/1689, l'agent s'identifie comme assistant vocal dès le début de chaque appel, rendant manifeste l'interaction avec un système automatisé. Cette identification ne peut être désactivée.

4.4. Nature du Service — obligation de moyens. Le Service repose sur des technologies d'intelligence artificielle (reconnaissance vocale, modèles de langage) dont les résultats sont par nature probabilistes. Vokio met en œuvre les meilleurs efforts pour assurer la fiabilité des réponses et des rendez-vous créés, mais ne garantit pas l'absence d'erreur de compréhension, de transcription ou de saisie. Le Client reconnaît ce fonctionnement et conserve la maîtrise de son agenda, qu'il lui appartient de vérifier régulièrement.

Article 5 — Souscription et mise en service

5.1. La souscription s'effectue en ligne. Le Client garantit l'exactitude des informations fournies (identité, SIREN, coordonnées) et leur mise à jour.

5.2. La mise en service comprend : la configuration de l'agent (script sectoriel, horaires, prestations), la connexion de l'agenda, l'attribution du numéro, l'accompagnement à la configuration du renvoi d'appel et un appel de test obligatoire validant le fonctionnement de bout en bout. Le Service n'est réputé opérationnel qu'à l'issue de ce test.

5.3. Le Client est seul responsable de la configuration du renvoi d'appel auprès de son opérateur téléphonique et de son maintien (notamment de la désactivation de la messagerie opérateur si elle interfère avec le renvoi).

Article 6 — Tarifs

6.1. Les tarifs en vigueur figurent en Annexe 1 et sur vokio.fr. Ils s'entendent en euros, nets de taxe — TVA non applicable, article L. 223-3 du Code des impositions sur les biens et services (CIBS) (jusqu'au 31 août 2026 : article 293 B du CGI).

6.2. Clause d'évolution fiscale. En cas d'assujettissement de Vokio à la TVA (dépassement des seuils de franchise ou changement de forme juridique), les tarifs de l'Annexe 1 s'entendront hors taxes et seront majorés de la TVA au taux en vigueur, sans que cela constitue une modification des présentes. Le Client professionnel récupérant la TVA, cette évolution est neutre pour lui ; il en sera informé au moins 30 jours à l'avance.

6.3. Volumes inclus et usage raisonnable. Chaque Abonnement inclut un volume mensuel indicatif de minutes d'appel (Annexe 1). Ce volume n'est pas un plafond bloquant : au-delà, la surconsommation est facturée au tarif de l'Annexe 1, avec alertes préalables et sans coupure de service. En cas de dépassement récurrent (deux mois consécutifs), Vokio propose au Client le passage à l'Abonnement supérieur ; à défaut d'accord sous 30 jours, Vokio peut ajuster l'Abonnement au niveau correspondant à l'usage constaté, moyennant préavis de 15 jours. Aucune coupure de service n'intervient sans échange préalable.

6.4. Usage abusif. Est considéré comme abusif tout usage étranger à la finalité du Service : génération artificielle de trafic, redirection de flux d'appels sans lien avec l'activité déclarée, utilisation du numéro comme standard général à fort volume non déclaré. Vokio peut suspendre le Service en cas d'usage abusif dans les conditions de l'article 15.

6.5. Vokio peut réviser ses tarifs moyennant un préavis de 60 jours. Le Client peut résilier sans frais avant l'entrée en vigueur du nouveau tarif ; à défaut, le nouveau tarif s'applique au renouvellement suivant. Les périodes prépayées (abonnement annuel) ne sont pas affectées jusqu'à leur échéance.

Article 7 — Facturation et paiement

7.1. L'Abonnement est facturé mensuellement d'avance (ou annuellement d'avance pour la formule annuelle), par prélèvement via le prestataire de paiement (Stripe — carte bancaire ou prélèvement SEPA). Les factures sont émises électroniquement et disponibles sur demande.

7.2. Défaut de paiement. En cas d'échec de prélèvement : nouvelles tentatives automatiques et relances (email puis SMS) sur une période de 15 jours ; à défaut de régularisation, suspension du Service après mise en demeure restée sans effet 8 jours ; résiliation possible 30 jours après suspension. Conformément à l'article L.441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités au taux de la BCE majoré de 10 points et une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.

7.3. Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé.

Article 8 — Durée, résiliation, pause

8.1. Abonnement mensuel : sans engagement. Il se renouvelle tacitement chaque mois et peut être résilié à tout moment depuis l'espace client ou par email, avec effet à la fin de la période mensuelle en cours. Aucun remboursement prorata pour le mois entamé.

8.2. Abonnement annuel : engagement de 12 mois, renouvelable tacitement par périodes de 12 mois sauf dénonciation 30 jours avant l'échéance. Résiliation anticipée possible uniquement dans les cas prévus aux présentes (articles 6.5, 16.2, manquement grave de Vokio non réparé sous 30 jours après mise en demeure).

8.3. Option pause. Le Client peut suspendre son Abonnement mensuel pour une durée de 1 à 3 mois, une fois par période de 12 mois (fermeture saisonnière, congés, travaux). Pendant la pause : le Service est désactivé, le numéro attribué et la configuration sont conservés, la facturation est suspendue. La réactivation s'effectue sur simple demande.

8.4. À la résiliation : désactivation du Service, restitution du numéro à Vokio (article 9), sort des données selon l'article 11 du DPA (export possible sous 30 jours, puis suppression). Le Client doit supprimer son renvoi d'appel auprès de son opérateur.

Article 9 — Numéros de téléphone

9.1. Le ou les numéros utilisés par le Service sont attribués par Vokio via son opérateur technique. Ils sont mis à disposition du Client pour la durée du contrat et demeurent gérés par Vokio. Le numéro public du Client (celui qu'il communique à sa clientèle) reste le sien ; le numéro Vokio n'est que la destination du renvoi.

9.2. La portabilité du numéro attribué n'est pas incluse dans les Abonnements Starter et Pro. Elle peut faire l'objet d'une prestation ultérieure.

Article 10 — Obligations du Client

Le Client s'engage à : (a) utiliser le Service conformément à sa destination, à la loi et aux présentes ; (b) informer ses Appelants conformément à l'Annexe D du DPA ; (c) ne pas utiliser le Service pour collecter des données sensibles (article 13 du DPA — le Service n'est pas destiné aux professionnels de santé) ; (d) fournir des informations de configuration exactes (horaires, prestations, tarifs annoncés par l'agent) et les tenir à jour — les propos tenus par l'agent sur la base de la configuration du Client relèvent de la responsabilité du Client ; (e) maintenir un moyen d'accès valide à l'agenda connecté ; (f) ne pas tenter de contourner, surcharger ou compromettre la sécurité du Service ; (g) s'acquitter des sommes dues.

Article 11 — Obligations de Vokio — niveau de service

11.1. Vokio s'engage à fournir le Service avec diligence, selon une obligation de moyens, et à assurer sa maintenance corrective et évolutive.

11.2. Objectif de disponibilité : 99 % par mois calendaire, hors maintenance planifiée (notifiée 48 h à l'avance et programmée autant que possible en dehors des heures ouvrées) et hors causes extérieures (article 13.3). Cet objectif ne constitue pas un engagement assorti de pénalités pour les Abonnements Starter et Pro ; un SLA contractuel avec crédits de service peut être proposé dans le cadre d'une offre Entreprise sur devis.

11.3. Support : par email (contact@vokio.fr), jours ouvrés, première réponse sous 24 h ouvrées. Les incidents bloquants (Service inopérant) font l'objet d'une prise en charge prioritaire avec un objectif de première réponse d'une heure en jours ouvrés.

11.4. Vokio informe le Client de toute évolution substantielle du Service. Les évolutions n'entraînant pas de dégradation des fonctionnalités essentielles ne constituent pas une modification contractuelle.

Article 12 — Propriété intellectuelle

12.1. Vokio demeure titulaire exclusif de tous les droits sur la plateforme, les logiciels, les scripts, les modèles sectoriels, la marque Vokio et la documentation. Le Client bénéficie d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible du Service, pour la durée du contrat.

12.2. Les données et contenus fournis par le Client (informations sur son activité, scripts personnalisés validés par lui) demeurent sa propriété. Le Client concède à Vokio le droit de les utiliser aux seules fins de fourniture du Service.

12.3. Vokio peut établir et exploiter des statistiques agrégées et anonymisées issues de l'utilisation du Service (amélioration des modèles sectoriels, benchmarks), sans identification possible du Client ou de ses Appelants.

Article 13 — Garanties et exclusions

13.1. Le Service est fourni conformément à l'état de l'art des services SaaS. Vokio ne garantit pas que le Service répondra à des besoins particuliers non documentés ni qu'il fonctionnera sans interruption.

13.2. Vokio ne garantit aucun résultat commercial (nombre de rendez-vous, chiffre d'affaires, taux de conversion). Les indicateurs communiqués (rapports d'activité, estimations de valeur générée) sont fournis à titre informatif.

13.3. Dépendances tierces. Le Service repose sur des services tiers (opérateurs téléphoniques, fournisseurs d'intelligence artificielle, hébergeurs, prestataires SMS/email) listés à l'Annexe B du DPA. Vokio n'est pas responsable des interruptions, dégradations ou modifications imputables à ces tiers ou aux réseaux de télécommunication, ni du paramétrage du renvoi d'appel relevant de l'opérateur du Client, sans préjudice de son obligation de déployer ses meilleurs efforts pour rétablir le Service et, le cas échéant, substituer le prestataire défaillant.

Article 14 — Responsabilité

14.1. La responsabilité de Vokio ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et pour les seuls dommages directs.

14.2. Sont expressément exclus les dommages indirects, notamment : perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, perte de chance, préjudice d'image, rendez-vous manqué ou erroné, coût de services de substitution.

14.3. Plafond. La responsabilité totale cumulée de Vokio, toutes causes confondues, est plafonnée au montant des sommes effectivement versées par le Client au titre des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur.

14.4. Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol ou faute lourde, de dommage corporel, ou d'atteinte aux droits des personnes concernées dans les conditions de l'article 82 du RGPD (article 14 du DPA).

14.5. Toute réclamation doit être notifiée à Vokio dans un délai de 3 mois à compter de la connaissance du fait dommageable.

Article 15 — Suspension

Vokio peut suspendre le Service, après notification (immédiate en cas d'urgence, avec préavis de 8 jours sinon) en cas de : défaut de paiement (article 7.2), usage abusif ou illicite (articles 6.4 et 10), risque avéré pour la sécurité de la plateforme ou des données, demande d'une autorité compétente. La suspension ne dispense pas du paiement des sommes dues et ne donne lieu à aucune indemnité lorsqu'elle est fondée.

Article 16 — Évolution des CGV

16.1. Vokio peut faire évoluer les présentes CGV. Toute modification substantielle est notifiée par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

16.2. À défaut d'acceptation, le Client peut résilier sans frais avant l'entrée en vigueur ; la poursuite de l'utilisation du Service au-delà vaut acceptation.

Article 17 — Référence commerciale

Sauf opposition écrite du Client à tout moment, Vokio peut citer le nom et le logo du Client à titre de référence commerciale (site, supports de vente). Tout témoignage nominatif ou étude de cas détaillée fait l'objet d'un accord préalable.

Article 18 — Services pilotes et fonctionnalités bêta

Les services fournis à titre gratuit, pilote ou bêta sont fournis « en l'état », sans garantie de disponibilité ni de pérennité, et peuvent être modifiés ou interrompus à tout moment. Les articles 11.2 et 11.3 ne leur sont pas applicables. Le DPA leur est applicable.

Article 19 — Dispositions générales

19.1. Données personnelles : les traitements réalisés pour le compte du Client sont régis par le DPA (Annexe 2) ; les traitements dont Vokio est responsable sont décrits dans sa Politique de confidentialité.

19.2. Confidentialité : chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l'autre pendant la durée du contrat et 2 ans après.

19.3. Force majeure : aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Si l'événement perdure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier sans indemnité.

19.4. Cession : le contrat ne peut être cédé par le Client sans accord écrit. Vokio peut céder le contrat dans le cadre d'une transformation de sa structure juridique (notamment apport à une société) ou d'une cession d'activité, les engagements étant repris à l'identique ; le Client en est informé.

19.5. Preuve : les registres informatiques de Vokio (logs, horodatages, journaux d'appels) font foi entre les parties, sauf preuve contraire.

19.6. Nullité partielle / non-renonciation : la nullité d'une clause n'affecte pas les autres ; le fait de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation.

19.7. Droit applicable et juridiction : droit français. À défaut de résolution amiable sous 30 jours, compétence exclusive des tribunaux du ressort de Marseille, y compris en référé.

Annexe 1 — Grille tarifaire en vigueur

Mise en service et accompagnement d'onboarding : inclus. Le décompte praticiens/numéros s'apprécie par établissement.

Annexe 2 — Accord de traitement des données (DPA)

Annexe 2 des Conditions Générales de Vente et d'Utilisation du service Vokio — conclue en application de l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »). Version 1.1 — 22 juillet 2026.

Entre les parties

Le Client : le professionnel souscripteur du service Vokio, identifié lors de la souscription (ci-après « le Responsable de traitement » ou « le Client ») ;

Vokio : Florian Alauzet, EI (entrepreneur individuel), exerçant sous le nom commercial Vokio, domicilié Les Tricolores, 55 rue Grignan, 13006 Marseille, SIREN 107 668 246 (ci-après « le Sous-traitant » ou « Vokio »).

Le présent accord (« le DPA ») fait partie intégrante des CGV. Son acceptation résulte de la souscription au service. En cas de contradiction entre le DPA et les CGV sur une question relative aux données personnelles, le DPA prévaut.

Article 1 — Définitions

Les termes « données à caractère personnel », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée », « violation de données » ont le sens défini à l'article 4 du RGPD.

« Appelant » : toute personne physique entrant en contact téléphonique avec le numéro du Client géré par le Service. « Service » : le service d'agent vocal Vokio décrit aux CGV. « Sous-traitant ultérieur » : tout prestataire engagé par Vokio pour traiter des données personnelles pour le compte du Client.

Article 2 — Objet, rôles et périmètre

2.1. Le présent DPA encadre les traitements de données personnelles que Vokio réalise pour le compte du Client dans le cadre de la fourniture du Service.

2.2. Pour ces traitements, le Client est responsable du traitement : il détermine les finalités (répondre à sa clientèle, gérer ses rendez-vous) et les moyens essentiels. Vokio est sous-traitant et agit exclusivement sur instruction documentée du Client.

2.3. Ne relèvent pas du présent DPA les traitements pour lesquels Vokio est lui-même responsable de traitement (gestion du compte Client, facturation, statistiques d'usage agrégées, amélioration du Service), décrits dans la Politique de confidentialité de Vokio.

2.4. La description détaillée du traitement (nature, finalités, données, personnes concernées, durées) figure en Annexe A.

Article 3 — Durée

Le DPA prend effet à la souscription et demeure en vigueur pendant toute la durée du contrat de service, puis jusqu'à la suppression effective des données dans les conditions de l'article 11.

Article 4 — Instructions du Client

4.1. Vokio traite les données uniquement sur instruction documentée du Client. Constituent les instructions documentées : les CGV, le présent DPA, la configuration du Service effectuée lors de l'onboarding (script, horaires, agenda connecté, modèles de SMS/email) et toute instruction écrite ultérieure transmise à contact@vokio.fr.

4.2. Si Vokio estime qu'une instruction constitue une violation du RGPD ou d'une autre disposition applicable, il en informe immédiatement le Client et peut suspendre son exécution jusqu'à clarification.

4.3. Vokio peut être tenu de traiter des données en vertu du droit de l'Union ou du droit français ; dans ce cas, il en informe le Client avant le traitement, sauf interdiction légale.

Article 5 — Confidentialité

Vokio garantit que toute personne autorisée à traiter les données est soumise à une obligation de confidentialité contractuelle ou légale, et n'accède qu'aux données nécessaires à sa mission.

Article 6 — Sécurité (art. 32 RGPD)

6.1. Vokio met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites en Annexe C, adaptées aux risques du traitement : chiffrement en transit, hébergement de la plateforme et de la base de données en France, minimisation, suppression automatique, cloisonnement des accès, journalisation, sauvegardes chiffrées.

6.2. Ces mesures peuvent évoluer, sans que leur niveau global de protection puisse être réduit.

Article 7 — Sous-traitance ultérieure (art. 28.2 et 28.4)

7.1. Le Client donne son autorisation générale au recours par Vokio aux sous-traitants ultérieurs listés en Annexe B.

7.2. Vokio informe le Client de tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur au moins 30 jours avant sa mise en œuvre (email à l'adresse du compte). Le Client peut formuler une objection motivée dans ce délai. En cas d'objection et à défaut de solution alternative raisonnable, le Client peut résilier le Service sans pénalité, les sommes versées d'avance au titre de périodes non consommées lui étant remboursées au prorata.

7.3. Vokio conclut avec chaque sous-traitant ultérieur un contrat imposant des obligations équivalentes à celles du présent DPA. Vokio demeure pleinement responsable envers le Client de l'exécution par ses sous-traitants ultérieurs de leurs obligations.

Article 8 — Transferts hors Union européenne

8.1. La plateforme Vokio (orchestration, base de données, stockage applicatif) est hébergée en France (Scaleway, Paris).

8.2. Certains sous-traitants ultérieurs (Annexe B) traitent des données aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés conformément aux articles 44 à 49 du RGPD : clauses contractuelles types de la Commission européenne et/ou certification au Data Privacy Framework UE–États-Unis, complétées par des mesures supplémentaires (chiffrement en transit, minimisation, durée de conservation limitée à 30 jours chez le fournisseur de traitement vocal — purge automatique des contenus audio et des transcriptions).

8.3. En cas d'invalidation d'un mécanisme de transfert, Vokio met en œuvre dans un délai raisonnable un mécanisme alternatif valide ou une solution technique équivalente, et en informe le Client.

Article 9 — Assistance au Client

9.1. Droits des personnes (art. 12 à 22). Compte tenu de la nature du traitement, Vokio assiste le Client, par des mesures appropriées, pour répondre aux demandes d'exercice des droits des Appelants (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité). Si une demande parvient directement à Vokio, celui-ci la transmet au Client sans délai injustifié et n'y répond pas de sa propre initiative, sauf instruction contraire. Vokio exécute les demandes validées par le Client sous 10 jours ouvrés.

9.2. Sécurité, violations, AIPD (art. 32 à 36). Vokio assiste le Client pour garantir le respect de ses obligations de sécurité, de notification des violations et, le cas échéant, d'analyse d'impact (AIPD) et de consultation préalable de la CNIL, en fournissant les informations en sa possession.

9.3. Information des personnes. Vokio fournit au Client un modèle de mention d'information à destination de ses Appelants (Annexe D), que le Client s'engage à diffuser (affichage, site web, ou tout support équivalent). L'agent s'identifie en outre comme assistant vocal dès le début de chaque appel, rendant manifeste pour l'Appelant l'interaction avec un système automatisé, conformément à la loi n° 2024-449 (SREN) et à l'article 50 du Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act).

Article 10 — Violation de données (art. 33)

10.1. Vokio notifie au Client toute violation de données personnelles affectant les traitements couverts par le présent DPA sans délai injustifié et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, à l'adresse email du compte.

10.2. La notification comprend, dans la mesure des informations disponibles : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées, et un point de contact. Les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée.

10.3. Vokio documente la violation dans son journal interne et coopère avec le Client pour toute notification à la CNIL (72 h) ou communication aux personnes concernées. La décision de notifier appartient au Client.

Article 11 — Sort des données en fin de contrat

11.1. À l'expiration ou la résiliation du Service, et au choix du Client exprimé dans les 30 jours : (a) Vokio supprime l'ensemble des données traitées pour son compte, ou (b) les lui restitue dans un format structuré couramment utilisé (export CSV/JSON), puis les supprime.

11.2. À défaut de choix exprimé, les données sont supprimées à l'issue du délai de 30 jours. Les copies de sauvegarde sont purgées selon leur cycle normal de rotation (Annexe C) ; elles ne sont pas consultées en dehors d'une restauration technique et toute donnée restaurée est soumise aux mêmes délais de suppression.

11.3. Une attestation de suppression est fournie sur demande écrite. Vokio peut conserver les données dont la conservation est exigée par le droit applicable (ex. données de facturation), pour la seule durée légale.

11.4. Les rendez-vous déjà inscrits dans l'agenda du Client (Google Calendar ou équivalent) demeurent sous la seule responsabilité du Client et ne sont pas affectés.

Article 12 — Documentation et audit (art. 28.3.h)

12.1. Vokio met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect du présent DPA : registre des catégories d'activités de traitement (art. 30.2), liste des sous-traitants ultérieurs et leurs garanties (DPA, CCT, certifications), description des mesures de sécurité.

12.2. Le Client peut réaliser, à ses frais, un audit du respect du présent DPA, au maximum une fois par période de 12 mois, moyennant un préavis écrit de 30 jours, pendant les heures ouvrées, sans perturber l'exploitation du Service ni accéder aux données d'autres clients. L'audit prend en priorité la forme d'un audit documentaire (questionnaire, remise de justificatifs). Un audit complémentaire est possible sans limitation en cas de violation de données avérée ou de demande d'une autorité de contrôle.

12.3. Les rapports d'audit sont confidentiels.

Article 13 — Obligations du Client

Le Client, en sa qualité de responsable de traitement, s'engage à : (a) disposer d'une base légale valide pour les traitements confiés et respecter l'ensemble de ses obligations RGPD (information, registre, droits) ; (b) informer ses Appelants au moyen de la mention fournie en Annexe D (ou équivalent) et maintenir cette information à jour ; (c) ne transmettre à Vokio que des instructions licites ; (d) ne pas utiliser le Service pour collecter des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD (notamment données de santé, opinions, données biométriques) : le Service n'est pas certifié HDS et n'est pas destiné aux professionnels de santé ni à la collecte organisée de telles données. Si des données sensibles sont communiquées spontanément par un Appelant, elles sont traitées de manière incidente et supprimées avec la transcription selon les délais de l'Annexe A ; (e) configurer le Service (script, modèles de messages) sans y introduire de contenu contraire à la loi ; (f) notifier à Vokio sans délai toute demande d'exercice de droits ou toute anomalie constatée.

Article 14 — Responsabilité

Chaque partie est responsable des dommages causés par un traitement effectué en violation du RGPD dans les conditions de l'article 82 du RGPD. La responsabilité de Vokio au titre du présent DPA est soumise aux limitations prévues aux CGV, à l'exception des dommages résultant d'une faute lourde ou intentionnelle, et sans préjudice des droits des personnes concernées.

Article 15 — Divers

15.1. Le présent DPA est soumis au droit français. Tout litige relève des juridictions compétentes désignées aux CGV.

15.2. Toute évolution du DPA est notifiée au Client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur ; la poursuite de l'utilisation du Service vaut acceptation, sans préjudice du droit de résilier.

15.3. Contact données personnelles : contact@vokio.fr.

Annexe A — Description du traitement

Annexe B — Sous-traitants ultérieurs autorisés

Liste à jour disponible sur demande à contact@vokio.fr. Toute modification est notifiée conformément à l'article 7.2.

Annexe C — Mesures techniques et organisationnelles

Mesures techniques :

• Chiffrement TLS de l'ensemble des flux (téléphonie IP, API, web)
• Hébergement de la plateforme et des données en datacenter français
• Conservation limitée à 30 jours chez le fournisseur de traitement vocal (purge automatique des audios et transcriptions)
• Suppression automatique des transcriptions et données nominatives d'appel à 30 jours (purge quotidienne journalisée)
• Cloisonnement logique des données par client
• Sauvegardes chiffrées : quotidiennes conservées 30 jours, mensuelles conservées 12 mois — non consultées hors restauration technique
• Journalisation des accès et des opérations sensibles

Mesures organisationnelles :

• Accès aux données limité au strict nécessaire ; engagement de confidentialité de toute personne autorisée
• Procédure de gestion des incidents avec prise en charge dans les meilleurs délais et retour d'expérience écrit
• Journal des violations de données ; procédure de notification (article 10)
• Registre des catégories d'activités de traitement tenu à jour (art. 30.2)

Annexe D — Mention d'information à destination des Appelants

Modèle fourni au Client, à afficher en point de vente et/ou publier sur son site :

Information sur notre accueil téléphonique
Notre établissement utilise un assistant vocal automatisé (service Vokio) pour répondre à vos appels et gérer les rendez-vous, y compris en dehors de nos horaires d'ouverture. L'assistant se présente comme assistant vocal dès le début de l'appel. Les données traitées (numéro de téléphone, contenu de la conversation, nom et créneau du rendez-vous) servent uniquement à traiter votre demande et à vous envoyer confirmations et rappels. Les transcriptions d'appel sont supprimées sous 30 jours. Responsable de traitement : [Nom du commerce]. Sous-traitant : Vokio (hébergement en France). Pour exercer vos droits (accès, rectification, effacement, opposition) : [email/téléphone du commerce]. Réclamation possible auprès de la CNIL (www.cnil.fr).