1. Qui sommes-nous ?
Vokio est un service d'agent vocal intelligent qui répond aux appels des professionnels, prend des rendez-vous et envoie des confirmations par SMS et email.
Responsable de traitement (pour les traitements décrits à la section 3) : Florian Alauzet EI — Vokio, entrepreneur individuel, SIREN 107 668 246 (RCS Marseille), Les Tricolores, 55 rue Grignan, 13006 Marseille. Contact : contact@vokio.fr.
2. Deux rôles distincts au sens du RGPD
a) Vokio, responsable de traitement — pour les données de ses propres visiteurs, prospects et clients professionnels (section 3).
b) Vokio, sous-traitant (article 28 RGPD) — pour les données des appelants : lorsque vous appelez un commerce équipé de Vokio, le responsable de traitement de vos données est ce commerce. Vokio traite ces données pour son compte, selon ses instructions, dans le cadre d'un accord de traitement des données (DPA) conclu avec chaque client (Annexe 2 des CGV/CGU).
3. Données traitées par Vokio en tant que responsable de traitement
3.1 Visiteurs du site vokio.fr
| Données | Finalité | Base légale | Durée |
|---|---|---|---|
| Journaux techniques du serveur (adresse IP, page consultée, navigateur) | Sécurité, fonctionnement | Intérêt légitime | 7 jours |
| Mesure d'audience réalisée côté serveur, sans cookie ni traceur (comptages anonymes, aucune adresse IP conservée) | Statistiques de fréquentation | Intérêt légitime | Données anonymes (hors champ RGPD après anonymisation) |
| Formulaire de contact / demande de démo (nom, téléphone, entreprise, métier, formule) | Réponse à la demande, prospection B2B | Intérêt légitime / mesures précontractuelles | Le temps du traitement de la demande, puis 12 mois maximum sans suite |
| Outil QR code d'avis, envoi par email sur demande (adresse email, lien et nom de l'établissement) | Envoi du QR code demandé, prospection B2B (désinscription par simple réponse « STOP ») | Mesure demandée par la personne / intérêt légitime | 12 mois maximum sans suite |
3.2 Clients professionnels
| Données | Finalité | Base légale | Durée |
|---|---|---|---|
| Identité, coordonnées, SIREN | Gestion du compte | Exécution du contrat | Contrat + 5 ans |
| Facturation, paiement | Facturation | Obligation légale / contrat | 10 ans (pièces comptables) |
| Données d'usage (volumes, statistiques) | Fourniture du service | Contrat / intérêt légitime | Contrat + 12 mois |
| Emails de service | Communication liée au service | Contrat / intérêt légitime | Jusqu'à opposition |
| Empreintes non réversibles de l'email et du téléphone, empreinte du moyen de paiement calculée par Stripe, identifiant de la fiche Google de l'établissement | Un seul essai gratuit par commerce et par moyen de paiement (prévention des abus) | Intérêt légitime | Tant que Vokio propose un essai gratuit |
Vokio ne vend ni ne loue aucune donnée personnelle.
4. Données des appelants (Vokio sous-traitant)
Information dès le début de l'appel (loi n° 2024-449 dite SREN et Règlement européen sur l'intelligence artificielle) : l'agent s'identifie comme assistant vocal dès le message d'accueil, rendant manifeste l'interaction avec un système automatisé.
Données traitées : numéro de l'appelant, contenu de la conversation (flux audio et transcription), nom et coordonnées communiqués pour le rendez-vous, date et objet du rendez-vous.
Finalités : répondre à la demande, créer le rendez-vous dans l'agenda du commerce, envoyer confirmation et rappels SMS/email.
Durées : transcriptions et données d'appel supprimées automatiquement au plus tard 30 jours après l'appel ; données de rendez-vous (nom et coordonnées de l'appelant, date et objet du rendez-vous) conservées dans l'agenda du commerce sous sa responsabilité, ainsi que dans l'historique de son espace Vokio pendant la durée du contrat, où le commerce peut les consulter et les modifier ; elles disparaissent avec son compte. Pour une commande à retirer, le détail de la commande est effacé 30 jours après la date de retrait.
Fiche client tenue par le commerce. Depuis son espace, le commerce peut constituer son propre fichier client : un nom, un email, une adresse et des notes libres qu'il saisit lui-même, rattachés au numéro de l'appelant. Ces informations ne sont pas renseignées par l'agent vocal : elles relèvent du fichier client du commerce, qui en est responsable et qui les conserve le temps de sa relation commerciale. Il peut les supprimer à tout moment, et elles disparaissent avec son compte. La purge automatique à 30 jours porte sur les données de l'appel (transcription, résumé, numéro), pas sur ce que le commerce a écrit ni sur l'historique des rendez-vous décrit ci-dessus.
Exercice des droits : demandes à adresser en priorité au commerce appelé (responsable de traitement). Vokio relaie et exécute conformément à son DPA. Contact possible : contact@vokio.fr.
5. Sous-traitants et destinataires
Vokio fait appel à des prestataires techniques, choisis pour leurs garanties de protection des données et liés par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD. Ils interviennent pour :
- l'hébergement de la plateforme et de la base de données, en France ;
- la téléphonie et l'envoi de SMS ;
- le traitement de la voix et l'intelligence artificielle de l'agent ;
- l'envoi des emails de service ;
- le paiement des abonnements ;
- le suivi commercial des prospects et des clients ;
- l'agenda Google du commerçant, lorsqu'il le connecte (voir section 6).
Certains de ces prestataires traitent des données hors de l'Union européenne (voir section 7). Leur liste détaillée figure sur la page Sous-traitants.
6. Accès aux données Google (Google Calendar)
Lorsqu'un commerçant connecte son agenda Google à Vokio, il nous autorise, via OAuth 2.0, à un accès limité à ses agendas : consulter les créneaux disponibles pendant un appel, créer, mettre à jour ou annuler les événements de rendez-vous correspondant aux appels traités par Vokio, et créer, à sa demande, un agenda dédié par praticien afin de séparer les plannings (formules multi-praticiens).
Ce que nous ne faisons pas : accéder aux autres données Google (Gmail, Drive, Contacts), modifier les partages ou paramètres des agendas, supprimer des agendas existants, ni revendre ces données.
Engagement Limited Use. L'usage que Vokio fait des informations reçues des API Google est conforme à la Google API Services User Data Policy, y compris à ses exigences Limited Use : les données Google ne sont utilisées que pour fournir et améliorer les fonctionnalités visibles du service de prise de rendez-vous, ne sont ni transférées ni vendues à des tiers (hors nécessité de service, sécurité ou obligation légale), et ne servent pas à entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralistes. Le commerçant peut retirer l'accès à tout moment via myaccount.google.com/permissions.
Intelligence artificielle (IA/ML) et données Google. L'agent vocal Vokio s'appuie sur deux services d'IA : ElevenLabs (reconnaissance vocale, synthèse vocale et orchestration du dialogue) et le modèle de langage Google Gemini, appelé par ElevenLabs via l'API Gemini. Aucune donnée brute issue de Google Calendar (titres, descriptions, invités ou tout autre contenu d'événement) n'est transmise à ces services : pendant un appel, seuls des horaires de disponibilité dérivés (liste de créneaux libres, par exemple « 9h30, 10h00 ») sont communiqués à l'agent, dans le seul but de proposer un rendez-vous à l'appelant. Ces services sont utilisés dans des conditions contractuelles qui excluent l'entraînement de modèles sur ces données (conditions de l'API Gemini pour les services payants ; désactivation de l'utilisation des données à des fins d'entraînement chez ElevenLabs), avec une conservation limitée à 30 jours. Vokio n'utilise, ne transfère ni ne vend aucune donnée utilisateur Google — brute, agrégée, anonymisée ou dérivée — pour créer, entraîner ou améliorer des modèles d'IA généralistes ou fondationnels, et n'exploite aucun modèle d'IA auto-hébergé traitant des données Google.
Affirmative statement (English): « The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google user data — whether raw, aggregated, anonymized, or derived — is never used to create, train, or improve foundational or generalized AI/ML models, and is never transferred to third-party AI services for such purposes. »
7. Transferts hors Union européenne
La plateforme Vokio (base de données, orchestration, site web) est hébergée en France. Certains sous-traitants techniques traitent des données aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les mécanismes des articles 44 à 49 du RGPD : clauses contractuelles types et/ou certification Data Privacy Framework UE–États-Unis, complétés par des mesures techniques (chiffrement en transit, minimisation, conservation limitée à 30 jours chez notre prestataire de traitement de la voix, avec purge automatique).
8. Sécurité
Chiffrement des flux, hébergement en datacenter français, accès restreints et authentifiés, sauvegardes chiffrées, suppression automatique des transcriptions à 30 jours.
9. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité (articles 15 à 22 du RGPD). Pour les exercer : contact@vokio.fr (réponse sous un mois). Réclamation possible auprès de la CNIL : www.cnil.fr — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
10. Cookies
Le site vokio.fr ne dépose aucun cookie et ne charge aucun traceur ni ressource tierce. La mesure d'audience est réalisée côté serveur, de façon anonyme et sans cookie.
Si vous arrivez par un lien de parrainage (adresse contenant ?parrain=), le code est gardé dans l'onglet de votre navigateur le temps de la visite, pour être reporté sur le bouton de création d'espace. Il disparaît quand vous fermez l'onglet et n'est transmis à aucun tiers. Lors d'une visite ultérieure, vous pouvez le saisir dans le champ prévu à l'inscription.
11. Évolution de la présente politique
Cette politique peut être mise à jour en cas d'évolution de nos outils ou de la réglementation. La date en tête de document fait foi. Les changements substantiels sont notifiés aux clients par email.